O inventário físico é uma das etapas da Gestão do Ativo Imobilizado. Hoje vou dar algumas dicas do que você NÃO deve fazer durante o processo para mitigar os riscos de insucesso nessa etapa.
1- Iniciar sem PLANEJAR
Iniciar um inventário sem planejamento é reduzir a quase zero suas chances de sucesso. O planejamento é fundamental uma vez que essa etapa envolve outras áreas da empresa. Nessa etapa são definidas todas as premissas que deverão nortear o inventário. Informações quanto a: o que, como e quanto se quer inventariar e consequentemente controlar; como deve ser descrito o bem inventariado; qual seu local físico; em qual centro de custo está alocado; quem será o responsável pelo bem; qual seu estado de conservação; e por aí vai…
Infinitas são as informações que a empresa pode coletar de forma padronizada durante o inventário. Essas informações devem ser decididas previamente para não haver retrabalho, e por muitas vezes até tornar-se inservível o inventário.

2- Iniciar SEM as PLAQUETAS
Algumas empresas por falta de planejamento iniciam o inventário sem que as plaquetas patrimoniais estejam disponíveis. Isso é um erro, pois gera retorno ao local onerando a empresa em custo com deslocamentos e horas de trabalho. Sem contar o risco de duplicidade de bens devido às movimentações.

3- Não travar as MOVIMENTAÇÕES
Não travar as movimentações ou não criar regras para elas durante o inventário, irá com toda certeza trazer problemas para o processo, e isso é um erro clássico das empresas. Com foco no business e na solução de eventual problema de produção, as empresas movimentam ativos durante o inventário. É claro que as vezes é necessário movimentar, mas crie regras para isso. Caso contrário, terá retrabalho e na maioria das vezes dados inconsistentes.

4- Não ter um LIDER DE PROJETO
Todo projeto deve ter um líder. O responsável que solucionará qualquer problema que impeça que o projeto seja realizado dentro do planejado até a sua finalização. Esse profissional será o ponto focal entre todos os participantes do projeto, direta ou indiretamente. Esse líder deve entender do processo como um todo, nos detalhes. Alguém que conheça a rotina da empresa, que entenda de ativo imobilizado e que futuramente será o responsável pela gestão desses bens. Caso não haja dentro da empresa, contrate um e dê-lhe autoridade.

5- Não ter PRAZO para FINALIZAR
Iniciar um inventário com equipe interna sem ter data para finalizar é fatal. Esse processo deve ser realizado no mínimo prazo possível, porém não perdendo a qualidade. Projetos muitos longos tendem a falhar devido a dinâmica da empresa. Em curto prazo serão exigidas movimentações, baixas e adições, se a implantação da gestão pós inventário se alonga, a tendência é ter todo o trabalho perdido. Por isso muitas empresas optam por contratar uma empresa especialista, dedicando seu tempo exclusivamente ao seu business.

E aí gostou do conteúdo? Já realizou inventário internamente? Quais foram as suas dificuldades?

Entre em contato conosco e seja atendido por uma consultoria especializada em contabilidade!