Menu
Antes de entender o que é conciliação físico x contábil, para que serve e como é realizada, você precisa saber que a conciliação é parte integrante do Processo de Gestão Patrimonial ou Controle do Ativo Imobilizado, que é composto por 10 etapas principais:
O processo de gestão do ativo imobilizado trata os ativos fixos das empresas, que por conceito são todos os bens que geram ou tenham capacidade degerar benefícios futuros à organização, seja na produção de riquezas ou nocontrole e administração desses benefícios, sendo os mais comuns classificados como: maquinários, equipamentos, mobiliários, veículos, softwares e hardwares, imóveis, dentre outros.
Ao final do inventário físico dos bens, processo no qual os técnicos inventariantes identificam todas as características físicas como capacidade e potência dos bens, localização física, estado de conservação e idade, Centro de Custo ao qual o equipamento está alocado, registro fotográfico e apontamento da geolocalização,é gerado um arquivo denominado – Relatório de bens físicos.
Nesse momento independentemente do nível de maturidade da gestão patrimonial implantada na empresa faz-se necessário o cruzamento ou a conciliação dos bens encontrados fisicamente nas instalações da empresa com àqueles registrados na contabilidade, mais precisamente no RAZÃO CONTÁBIL, que formam o ATIVO IMOBILIZADOda companhia.
Sendo assim, podemos definir CONCILIAÇÃO como o processo de correlacionar os bens físicos com os bens contábeis de determinada entidade, após a constatação física de existência do bem.
A conciliação físico x contábil deverá ser realizada sempre que a empresa necessitar confrontar sua base contábil com os bens que existem fisicamente na empresa.
Sendo a conciliação físico x contábil um processo pelo meio do qual as empresas verificam a existência real dos bens do ativo imobilizado, após o inventário físico dos bens, não existe uma data ou período determinado para que a conciliação seja realizada. Há apenas a exigência de que deva ser precedida do inventário geral dos bens da empresa. Em termos de processo e controle há um consenso de que a mesma deva ser realizada anualmente.
Dependendo do nível de controle patrimonial que a empresa exerce sobre seu ativo imobilizado, e nesse caso especificamente controlar as adições, movimentações e baixas, a conciliação é o único processo que vai garantir que a contabilidade reflita a realidade dos bens tangíveis do ativo fixo. Em outras palavras torna a contabilidade mais fidedigna com relação aos seus bens patrimoniais existentes.
Uma vez conciliados os bens identificados in loco na empresa com os bens registrados na base contábil teremos como resultado três relatórios distintos, a saber: relatório de bens conciliados, relatório de sobras físicas e relatório de sobras contábeis.
Cada relatório desse refere-se a bens do ativo imobilizado da empresa e refletem exatamente o que os nomes dizem, ou seja, o relatório de sobras física apontam os itens que existem fisicamente, entretanto não foram localizados na contabilidade, e o relatório de sobras contábeis apontam os bens que existem na contabilidade, porém não foram encontrados fisicamente.
Mas e como é feita essa conciliação? Existe critério?
Sim, a conciliação não aparece num passo de mágica, existem métodos e critérios de conciliação e de saneamento das sobras físicas e contábeis.
A conciliação é o ato de correlacionar o bem contábil ao bem físico. Parece fácil não é mesmo? Mas não é! Nós especialistas consideramos esse, um dos processos mais críticos da gestão patrimonial. O desafio de ter uma base “limpa”!
E isso muito tem a ver, além do controle de movimentações e baixas, com a forma em que empresa registra os bens na contabilidade. Um dos exemplos clássicos é quando compramos vários bens iguais em uma única NF. Normalmente isso é lançado na contabilidade de forma conjunta quando deveria ser de forma isolada, bem a bem.
Além disso, nas contas do Ativo Imobilizado especificamente a narração do que se está registrando tem outras funções e implicações e a falta de padronização ou de detalhamento da DESCRIÇÃO do fato, certamente ocasionarão danos à Gestão do Ativo Imobilizado da empresa no futuro.
Na maioria das empresas o registro contábil é pobre de informações, lançamentos com pouco detalhamento, dificultando a conciliação.
Uma das atividades da Gestão do Ativo Imobilizado é a implantação da padronização dos registros contábeis.
Partindo da premissa básica que se fundamenta na semelhança e outros indicativos ou evidências para a validação de que um bem físico é igual ao bem contábil, teremos dois tipos de conciliação, a direta e a indireta.
Toda vez que conseguirmos correlacionar os bens físicos aos bens contábeis diretamente por: plaqueta patrimonial e (ou) descrição do bem, chamamos de CONCILIAÇÃO DIRETA, justamente por que não precisamos de outros critérios para a identificação dos bens, ou seja, a conciliação se dá quase que automaticamente.
Ao finalizarmos a conciliação direta já teremos os relatórios de sobras físicas e sobras contábeis. A partir desse momento o saneamento das sobras deve ser feito em uma via de mão dupla contratada x cliente.
É fundamental que os critérios para o saneamento das sobras sejam pré-estabelecidos em conjunto com o cliente. À medida que os critérios não sejam atendidos descemos um nível, e normalmente são:
Mesmo após a conciliação indireta possivelmente restarão bens os quais não foi possível discernir com nível aceitável de assertividade sobre a correta associação entre o lançamento contábil e o bem físico. Nesses casos deverão ser levantadas junto à contabilidade da empresa as notas fiscais de origem dos bens, objetivando mitigar as sobras, principalmente quando se tratar de bens cujos valores são relevantes quando comparados ao imobilizado total da companhia.
Qualquer profissional pode realizar a conciliação físico x contábil, desde que conheça os critérios técnicos de conciliação e de saneamento das sobras. Porém as demonstrações financeiras serão impactadas pelos ajustes da depreciação dos bens identificados como sobras contábeis. Sendo assim o melhor profissional para elaborar a conciliação físico x contábil é o contador que através do seu conhecimento técnico contábil identificará todos os impactos que a conciliação terá sobre o balanço patrimonial.
Após a finalização do saneamento das sobras físicas e das sobras contábeis, serão emitidos os relatórios:
Precisa atualizar a sua base patrimonial? Nós temos a experiência certa para isso!
Entre em contato conosco e seja atendido por uma consultoria especializada em contabilidade!
Dúvidas sobre o assunto? Entre em contato conosco!
Por Marcia Frazão
